Som følge af de nye EU-regler for persondata, der trådte i kraft 25. maj 2018, har bestyrelsen gennemgået Industribaneklubbens brug og håndtering af persondata. Persondataforordningen har til formål at beskytte den enkelte borgers ret til at eje egne data, herunder visning af navn, billeder og andet materiale på offentligt tilgængelige medier.

For foreninger findes der en bagatelgrænse på 240 medlemmer, som vi ligger under – men vi må alligevel anse de fleste regler som gældende for os. Bestyrelsen arbejder for at foreningen overholder intentionen i lovgivningen, sådan at alle vores medlemmer er betryggede og oplyste om, hvorledes deres data behandles i foreningens administration.

Den dataansvarlige er foreningens til enhver tid siddende formand, samt foreningens sekretær som suppleant.

Industribaneklubben indsamler og opbevarer kun persondata i det omfang det er nødvendigt for klubbens drift og aktiviteter. Til brug for medlemsadministration og udsendelse af medlemsblad, samt orienteringer og indkaldelser, har vi registreret : For- og efternavn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer. Desuden registreres medlemsanciennitet. Hvert medlem er tildelt et medlemsnummer. Medlemsregister holdes løbende revideret. Udmeldte medlemmers informationer slettes efter 2 år. Ved masseudsendelser via e-mail anvender vi bcc:

Foreningen gør ikke brug af, eller opbevarer, CPR-numre, medmindre det specifikt er påkrævet af myndigheder. Det kan f.eks. være i forbindelse med sikkerhedsgodkendelser, indberetning ved hændelser eller forsikringssager. I de tilfælde vil data blive gemt, så længe myndighederne ved en konkret vurdering kræver det. De i foreningen, der opbevarer personoplysninger, er informeret om vigtigheden af god datadisciplin og beskyttelse af oplysninger ved brug af passwords og sikret opbevaring af data.

Til brug for løbende orientering af medlemmer og offentlighed anvender foreningen navne og situationsbilleder fra foreningens arbejde i både medlemsbladet ”Tipvognen” og på vores digitale platforme ”ibk.dk”, blog og  Facebook-profil ”Hedelands Veteranbane”. Vi tilstræber altid at billeder og tekst er lødige og ikke-stødende. Vi betragter artikler og opslag som en løbende beskrivelse af klubbens arbejde og historie. Vi har derfor ikke fastsat en udløbsdato for deres relevans. Heller ikke, hvis en person ophører som medlem af foreningen.

I det tilfælde at medlemmer eller andre personer har et ønske om generelt ikke at blive fotograferet i nærbillede eller ønsker at få slettet navn eller billedmateriale fra vores digitale platforme, skal de henvende sig til foreningens dataansvarlige. Det gør man ved at skrive til post@ibk.dk med en beskrivelse, samt reference til materialet. Deltagelse på billeder med mange andre deltagere må generelt anses som acceptabelt. Det er ikke praktisk muligt at tilbagetrække eller redigere i materiale udsendt på trykte medier – men foreningen kan i givet fald, efter en nærmere vurdering, bringe rettelser eller berigtigelser efter ønske.

Hedehusene 3/10-2018

V1.0  /LJo > rev. CN 25/10-18